Entender as regras e os sistemas de órgãos públicos pode ser um desafio e tanto, especialmente para quem está à frente de um negócio ou tem uma ideia inovadora para registrar. A boa notícia é que o Instituto Nacional da Propriedade Industrial (INPI) está sempre buscando maneiras de descomplicar a vida de seus usuários. Recentemente (22/08/2025), foram anunciadas melhorias significativas no sistema que gera as Guias de Recolhimento da União (GRU), aqueles boletos que pagamos para dar andamento aos nossos pedidos de registro.

Identificação Rápida e Simples: O Número do Processo na GRU de Novo

Essas atualizações, que parecem apenas detalhes técnicos, na verdade têm um impacto direto no dia a dia de quem precisa registrar uma marca, uma patente ou qualquer outro tipo de propriedade industrial. O objetivo é claro: tornar o processo mais confiável, mais fácil e com menos chances de erro. As mudanças foram pensadas para aprimorar a experiência do usuário, desde a emissão da guia até a integração com outros sistemas, garantindo que o seu tempo e energia possam ser direcionados para o que realmente importa: o crescimento da sua empresa ou a concretização da sua invenção.

Uma das primeiras e mais importantes novidades é o retorno do número do processo no próprio layout da GRU. Parece algo pequeno, mas é uma mudança que faz uma grande diferença. No passado, já era assim, e a informação facilitava muito a vida de quem precisa organizar e acompanhar múltiplos pedidos. De um tempo para cá, essa informação havia sido retirada, o que gerou alguma confusão e retrabalho.

Agora, ao emitir um boleto para um serviço que está ligado a um processo já em andamento, como uma manifestação, por exemplo, o número do processo estará lá, visível e destacado. “Isso facilita a identificação e o acompanhamento”, afirma o INPI. Para empreendedores, que muitas vezes lidam com vários registros ao mesmo tempo – seja de marcas, patentes ou desenhos industriais – ter essa informação na guia de pagamento é como ter uma etiqueta de identificação. Ajuda na organização, na hora de arquivar documentos e, principalmente, evita que um pagamento seja associado ao processo errado. É um ajuste que devolve a clareza e a simplicidade que muitos sentiam falta.

Adeus aos Zeros Extras: Layout da GRU Mais Limpo e Preciso

Outra mudança que vai ajudar a evitar dores de cabeça é a alteração no layout da própria GRU. O INPI corrigiu a forma como o número da guia é exibido, removendo os três zeros que apareciam no início. “O intuito é evitar inconsistências no peticionamento”, explica a nota oficial.

Para quem não é da área, isso pode soar um pouco técnico, mas o resultado é prático. O peticionamento é o ato de enviar um documento ou um formulário ao INPI. Quando um número de GRU é inserido com zeros a mais, o sistema pode não reconhecê-lo corretamente, gerando um erro e impedindo o envio do seu pedido. Essa pequena correção elimina uma falha que causava atrasos e frustração. É a diferença entre um processo que flui sem problemas e um que trava, exigindo que você volte, corrija o erro e tente novamente. A partir de agora, o número da GRU aparecerá de forma mais limpa e exata, sem zeros desnecessários, facilitando a digitação e diminuindo as chances de falha humana.

Liberdade de E-mails: Validação Mais Flexível

Se você já tentou se cadastrar em algum sistema e foi barrado por um “domínio de e-mail inválido”, sabe a frustração que isso causa. O INPI também percebeu essa falha e a corrigiu em seu sistema. A validação do campo de e-mail agora permite o cadastro de endereços com diferentes domínios válidos.

Anteriormente, alguns domínios de e-mail – mesmo sendo legítimos e em uso – eram rejeitados indevidamente. Isso impedia que a pessoa concluísse o cadastro ou atualizasse suas informações. Com a correção, o sistema aceita uma variedade muito maior de provedores, garantindo que você possa usar o seu e-mail de preferência sem problemas. Essa é uma atualização que mostra a preocupação do INPI em ser mais inclusivo e menos restritivo, acolhendo a diversidade de e-mails que existem hoje.

Integração Mais Inteligente: A API Agora Retorna Mais Informações

Para as empresas ou escritórios que utilizam sistemas próprios para gerenciar o pagamento e o acompanhamento de processos, a atualização na API do INPI é um passo gigante. A API é como uma ponte digital que permite que um sistema de computador converse com outro.

Agora, além do número da GRU, a API também retorna informações complementares de pagamento, como a linha digitável, o código de barras e o valor exato da guia. “Esses dados possibilitam uma melhor integração com sistemas externos e maior controle sobre os dados da transação”, explica o comunicado do INPI. Para quem lida com um alto volume de pagamentos, essa atualização permite automatizar processos, garantindo que as informações do boleto sejam transferidas de forma precisa e sem a necessidade de digitação manual. É menos trabalho, menos chance de erro e mais agilidade na gestão financeira.

Identidade Preservada: Dados de Estrangeiros Mais Seguros

Uma correção importante foi feita no cadastro de usuários estrangeiros, tanto pessoas físicas quanto jurídicas. Antes, ao editar os dados de um usuário estrangeiro, o sistema alterava o seu identificador único. Isso era um problema sério, pois comprometia a rastreabilidade e a integridade das informações.

Com a nova correção, a edição de dados não causa mais essa alteração. O identificador único do usuário é preservado, garantindo que todas as ações e históricos de um processo permaneçam ligados a uma mesma pessoa ou empresa, independentemente de futuras atualizações cadastrais. Essa é uma mudança que reforça a segurança e a confiabilidade do sistema, um ponto fundamental para um órgão que lida com dados tão importantes e valiosos.

Em resumo, o INPI está se modernizando para servir melhor seus usuários. As atualizações no sistema da GRU podem parecer detalhes, mas, na prática, simplificam o processo de pagamento, reduzem a chance de erros, aumentam a segurança dos dados e melhoram a experiência de quem busca proteger suas criações e inovações.

Para garantir que tudo funcione como deveria, o INPI recomenda que “os usuários atualizem suas integrações conforme necessário para garantir plena compatibilidade com as novas funcionalidades e melhorias descritas”. A recomendação é um lembrete de que, assim como o INPI se adapta, é importante que os sistemas e fluxos de trabalho dos usuários também se ajustem para aproveitar ao máximo as novidades.

Fonte consultada: INPI